Politique de confidentialité - EntryFilter

Dernière mise à jour : 25 juin 2026

Bienvenue sur EntryFilter, un service fourni par 821lab ("nous", "notre" ou "le Responsable du traitement"). Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière transparente, sécurisée et conforme au RGPD et à la législation applicable.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données lorsque vous utilisez l'application EntryFilter (le "Service").

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1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Raison sociale : 821lab
• TVA: IT07559680488
• Site web : https://entryfilter.com
• E-mail de référence : privacy@entryfilter.com

Pour toute question ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail indiquée dans la section correspondante.

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2. Catégories de données traitées

EntryFilter est un assistant numérique et organisateur vocal conçu principalement pour les travailleurs de terrain et les artisans, pour la capture de données en temps réel.

a) Données fournies directement par l'utilisateur

• Données d'inscription et de compte : Prénom, nom, e-mail, mot de passe haché/protégé avec des algorithmes sécurisés, ainsi que d'éventuelles données de contact ou de facturation nécessaires à la gestion de l'abonnement.
• Contenus saisis par l'utilisateur (voix et texte) : Enregistrements audio, transcriptions et notes textuelles générées pendant l'utilisation de l'application.
• Communications de support : Messages, demandes d'assistance et contenus associés.

b) Données collectées automatiquement

• Données techniques et d'usage : Adresse IP, identifiants d'appareil, type de navigateur, système d'exploitation, journaux système et données d'interaction avec l'interface (horodatages, fonctionnalités utilisées), nécessaires à la sécurité et à la continuité du service.
• Métadonnées de fichiers : Informations techniques sur les fichiers audio/textes téléversés (taille, date de création, etc.).

c) Traitements IA et transcription automatique

EntryFilter peut inclure des fonctions de transcription automatique basées sur l'IA.

• Fournisseurs IA utilisés : OpenAI (API) et/ou d'autres fournisseurs IA tiers strictement nécessaires à la fonction de transcription.
• Envoi de données aux fournisseurs IA : Pour produire la transcription, des extraits audio et des métadonnées techniques minimales peuvent être transmis.
• Erreurs possibles de transcription : Les transcriptions automatiques peuvent contenir des erreurs, omissions ou interprétations inexactes.
• Vérification par l'utilisateur : L'utilisateur doit toujours vérifier les contenus transcrits avant tout usage opérationnel, professionnel ou commercial.
• Usage pour l'entraînement IA : EntryFilter n'utilise pas les données clients pour entraîner des modèles IA propriétaires. Pour les fournisseurs IA tiers, nous appliquons, lorsque disponible, des paramètres contractuels/techniques excluant l'usage des données pour l'entraînement ; les conditions du fournisseur restent applicables.

La liste actualisée des sous-traitants est disponible sur demande de la personne concernée.

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3. Finalités du traitement

Nous traitons vos données exclusivement pour : 1. Fourniture et maintenance du service : Inscription, gestion du compte, traitement des commandes vocales, organisation des notes et synchronisation. 2. Gestion des paiements : Traitement des transactions et gestion des plans via Stripe. 3. Support clients et sécurité : Gestion des demandes, surveillance de la stabilité de l'infrastructure, prévention de la fraude, des abus et des accès non autorisés. 4. Obligations légales : Respect des obligations fiscales, comptables et réglementaires italiennes et européennes.

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4. Bases juridiques du traitement

Le traitement repose sur :

• Exécution d'un contrat
• Intérêt légitime : journalisation technique/de diagnostic, sécurité, prévention des abus, des fraudes et des usages illicites, stabilité et fiabilité de l'infrastructure.
• Obligation légale
• Consentement pour certaines fonctions optionnelles, si nécessaire.

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5. Conservation des données et stockage d'objets

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire aux finalités indiquées ou selon les obligations légales.

• Données de compte et contenus utilisateur : Jusqu'à suppression du compte, puis suppression ou anonymisation permanente dans les délais techniques standards (sauf obligations fiscales).
• Journaux techniques et de sécurité : Durée variable selon la finalité, en général de 30 à 180 jours ; les journaux utiles à la sécurité, à l'audit et à la prévention des abus peuvent être conservés jusqu'à 12 mois, sauf obligations légales ou défense de droits.
• Infrastructure de stockage : Les fichiers et données d'EntryFilter sont stockés de manière sécurisée via Cloudflare R2.

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6. Communication et transfert des données

Nous ne vendons ni ne cédons vos données personnelles.

Prestataires utilisés :

• Cloud/Storage : Cloudflare (Cloudflare R2)
• Paiements : Stripe

La liste actualisée des sous-traitants est disponible sur demande de la personne concernée.

Transferts hors UE : En cas de transfert hors EEE, nous appliquons des Clauses Contractuelles Types (SCC) ou des garanties équivalentes.

Si des fournisseurs IA utilisent des infrastructures hors UE, les mêmes garanties sont appliquées (SCC et mesures supplémentaires si nécessaire), conformément au RGPD.

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7. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour prévenir la perte, l'usage illicite, l'altération ou l'accès non autorisé, y compris le chiffrement en transit (HTTPS/TLS), le chiffrement au repos et un contrôle strict des accès.

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8. Utilisation en équipe et confidentialité des données

Vous reconnaissez que les données et documents saisis dans le système sont accessibles aux autres utilisateurs autorisés de la même entreprise. Les données de chaque entreprise sont séparées de celles des autres entreprises par des mesures de sécurité adéquates et conformes aux bonnes pratiques applicables.

Au sein de la même entreprise, les utilisateurs autorisés peuvent consulter et, selon leurs autorisations respectives, modifier les données et documents saisis par d'autres utilisateurs. Les modifications sont enregistrées de manière sécurisée afin de garantir la traçabilité et le contrôle.

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9. Données de tiers (rôle d'EntryFilter)

Note pour les utilisateurs professionnels/artisans : Si vous utilisez EntryFilter pour collecter des données de vos clients finaux, vous êtes Responsable du traitement vis-à-vis de ces tiers, tandis que EntryFilter agit comme Sous-traitant.

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10. Droits des personnes concernées

Vous pouvez exercer à tout moment : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition.

Pour exercer ces droits : privacy@entryfilter.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (Italie : https://www.garanteprivacy.it).

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11. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies techniques et, le cas échéant, des outils d'analyse du trafic et des performances du site afin d'en comprendre l'utilisation, d'en améliorer le fonctionnement et d'en surveiller la sécurité. Nous n'utilisons pas d'outils de profilage à des fins publicitaires et ne vendons pas de données personnelles à des tiers.

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12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique en cas d'évolutions législatives ou techniques. Chaque version indique la date de "Dernière mise à jour".

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13. Service non destiné aux mineurs

Le service n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs de moins de 18 ans. En cas de détection, nous supprimons ou anonymisons ces données sans retard injustifié, dans les limites techniques.