Anfragen vor der Versammlung organisieren
Die Verwaltung der Anfragen von Eigentümern oder Beiräten vor einer offiziellen Versammlung kann komplex sein, insbesondere wenn die Kommunikationen aus verschiedenen Kanälen kommen. EntryFilter vereinfacht diesen Prozess dank der Funktion des Virtuellen Sekretärs.
Nutzung des Virtuellen Sekretärs
Jeder Kunde hat eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Virtuellen Sekretär. Wenn ein Eigentümer Vollmachten, Fotos von strukturellen Problemen oder Anfragen per E-Mail oder WhatsApp sendet, kannst du diese Nachrichten an die Empfangs-E-Mail-Adresse weiterleiten. Das System sammelt automatisch sämtliches Material im Dashboard.
- Leite Fotos oder Dokumente per E-Mail an den virtuellen Sekretär weiter.
- Das System extrahiert die Anhänge und sortiert sie nach bestehenden Vorgängen.
- Wenn es sie nicht identifizieren kann, landet das Material im Sortierzentrum, wo du es manuell zuordnen kannst.
Vorteile der Nutzung von EntryFilter
Dieser Ansatz vermeidet Vergesslichkeiten während der Versammlung und stellt sicher, dass jeder Punkt erfasst und behandelt wird. Darüber hinaus garantiert das System, dass nichts verloren geht, da sämtliches weitergeleitetes Material immer im Dashboard verfügbar ist.
Beispiel eines praktischen Falls:
Stell dir vor, du bist der Verwalter eines Wohnhauses. Ein Eigentümer sendet dir eine E-Mail mit einem Foto eines strukturellen Problems und eine weitere Nachricht über WhatsApp zu einem Punkt, der besprochen werden soll. Du leitest beide Nachrichten an deine Adresse des virtuellen Sekretärs weiter. In wenigen Momenten sind alle Informationen organisiert und bereit für die Versammlung, ohne das Risiko, wichtige Themen zu vergessen.