Rückerstattungsanfragen effizient verwalten
Wenn ein Kunde mehrere Dokumente für eine Rückerstattungsanfrage einreicht, wie Tickets per E-Mail, Fotos über WhatsApp und Sprachnachrichten, ist es wichtig, diese Informationen zu zentralisieren. EntryFilter bietet eine effektive Lösung durch die Funktion Ingest Box, deinen virtuellen Sekretär.
Den virtuellen Sekretär nutzen
Um alle von den Kunden gesendeten Materialien zu sammeln, hat jedes Unternehmen eine dedizierte E-Mail-Adresse. Diese Adresse fungiert als virtueller Sekretär, der es ermöglicht, Dateien direkt an EntryFilter weiterzuleiten. Durch das Weiterleiten von E-Mails oder Nachrichten von WhatsApp an diese Adresse sammelt und sortiert das System automatisch die Dokumente und macht sie im Dashboard verfügbar.
- Leite die Materialien einfach an die dedizierte E-Mail-Adresse weiter.
- Das System extrahiert die Anhänge und weist sie automatisch den Vorgängen zu, wenn möglich.
- Wenn das Material nicht erkannt wird, gelangt es ins Sortierzentrum zur manuellen Bearbeitung.
Beispiel eines praktischen Falls:
Stell dir eine Reiseagentur vor, die eine Rückerstattungsanfrage von einem Kunden erhält. Der Kunde sendet das Ticket per E-Mail, ein Foto des verlorenen Gepäcks über WhatsApp und eine Beschwerde-Sprachnachricht. Der Agent leitet all diese Dokumente an die Adresse des virtuellen Sekretärs weiter. In wenigen Sekunden sind alle Materialien im Dashboard verfügbar, bereit zur Bearbeitung.