Gestione efficiente dei documenti dei collaboratori
Quando un nuovo consulente o fornitore di servizi invia documenti tramite diversi canali, come email o WhatsApp, può diventare difficile mantenere l'ordine. EntryFilter offre una soluzione efficace per archiviare queste informazioni in modo centralizzato.
Utilizzo dell'Ingest Box
La funzionalità principale da utilizzare in questo caso è l'Ingest Box, che facilita l'invio di documenti al sistema. Ogni azienda ha un indirizzo email dedicato, al quale è possibile inoltrare qualsiasi documento ricevuto. Questo processo consente di raccogliere tutti i materiali in un'unica piattaforma.
- Inoltra i documenti ricevuti all'indirizzo email dedicato.
- Il sistema smista automaticamente gli allegati, rendendoli disponibili nella dashboard.
- Se il materiale non viene riconosciuto, finisce nel Centro smistamento per una gestione manuale.
Vantaggi della centralizzazione dei file
Centralizzando i documenti, non solo si evita la confusione, ma si garantisce anche che nulla venga perso. Tutti i materiali inoltrati sono sempre reperibili e facilmente gestibili, migliorando l'efficienza del lavoro amministrativo.
Esempio di un caso pratico:
Immagina un ufficio HR che riceve il contratto firmato, la foto del tesserino professionale e i dati di fatturazione da un nuovo consulente. Invece di gestire questi documenti separatamente, l'ufficio inoltra tutto all'indirizzo del segretario virtuale. In pochi minuti, tutti i file sono archiviati e pronti per essere assegnati alla pratica giusta.