Organizzare le richieste prima della riunione
Gestire le richieste dei condomini o dei consiglieri prima di una riunione ufficiale può risultare complesso, soprattutto quando le comunicazioni arrivano da diversi canali. EntryFilter, grazie alla funzionalità del Segretario Virtuale, semplifica questo processo.
Utilizzo del Segretario Virtuale
Ogni cliente dispone di un indirizzo email dedicato per il Segretario Virtuale. Quando un condomino invia deleghe, foto di problemi strutturali o richieste via email o WhatsApp, puoi inoltrare questi messaggi all'indirizzo email di ricezione. Il sistema raccoglierà automaticamente tutto il materiale nella dashboard.
- Inoltra foto o documenti via email al segretario virtuale.
- Il sistema estrarrà gli allegati e li smisterà in base alle pratiche esistenti.
- Se non riesce a identificarli, il materiale finirà nel Centro smistamento, dove potrai associarlo manualmente.
Vantaggi dell'uso di EntryFilter
Questo approccio evita dimenticanze durante l'assemblea, assicurando che ogni punto venga registrato e trattato. Inoltre, il sistema garantisce che nulla venga perso, poiché tutto il materiale inoltrato è sempre disponibile nella dashboard.
Esempio di un caso pratico:
Immagina di essere l'amministratore di un condominio. Un condomino ti invia un'email con una foto di un problema strutturale e un altro messaggio su WhatsApp riguardante un punto da discutere. Inoltri entrambi i messaggi al tuo indirizzo del segretario virtuale. In pochi momenti, tutte le informazioni sono organizzate e pronte per la riunione, senza il rischio di dimenticare argomenti importanti.