Gestion efficace des documents des collaborateurs
Lorsque un nouveau consultant ou fournisseur de services envoie des documents par différents canaux, comme email ou WhatsApp, cela peut devenir difficile de maintenir l'ordre. EntryFilter offre une solution efficace pour archiver ces informations de manière centralisée.
Utilisation de l'Ingest Box
La fonctionnalité principale à utiliser dans ce cas est l'Ingest Box, qui facilite l'envoi de documents au système. Chaque entreprise a une adresse email dédiée, à laquelle il est possible de transférer tout document reçu. Ce processus permet de rassembler tous les matériaux sur une seule plateforme.
- Transférez les documents reçus à l'adresse email dédiée.
- Le système trie automatiquement les pièces jointes, les rendant disponibles dans le tableau de bord.
- Si le matériel n'est pas reconnu, il finit dans le Centre de tri pour une gestion manuelle.
Avantages de la centralisation des fichiers
En centralisant les documents, non seulement on évite la confusion, mais on garantit aussi que rien ne soit perdu. Tous les matériaux transférés sont toujours accessibles et facilement gérables, améliorant l'efficacité du travail administratif.
Exemple d'un cas pratique :
Imaginez un bureau des ressources humaines qui reçoit le contrat signé, la photo de la carte professionnelle et les données de facturation d'un nouveau consultant. Au lieu de gérer ces documents séparément, le bureau transfère tout à l'adresse du secrétaire virtuel. En quelques minutes, tous les fichiers sont archivés et prêts à être attribués au bon dossier.