Organiser les demandes avant la réunion
Gérer les demandes des copropriétaires ou des conseillers avant une réunion officielle peut être complexe, surtout lorsque les communications proviennent de différents canaux. EntryFilter, grâce à la fonctionnalité du Secrétaire Virtuel, simplifie ce processus.
Utilisation du Secrétaire Virtuel
Chaque client dispose d'une adresse e-mail dédiée pour le Secrétaire Virtuel. Lorsque un copropriétaire envoie des délégations, des photos de problèmes structurels ou des demandes par e-mail ou WhatsApp, vous pouvez transférer ces messages à l'adresse e-mail de réception. Le système rassemblera automatiquement tout le matériel dans le tableau de bord.
- Transférez des photos ou des documents par e-mail au secrétaire virtuel.
- Le système extraira les pièces jointes et les classera en fonction des dossiers existants.
- S'il ne parvient pas à les identifier, le matériel finira dans le Centre de tri, où vous pourrez l'associer manuellement.
Avantages de l'utilisation d'EntryFilter
Cette approche évite les oublis pendant l'assemblée, en s'assurant que chaque point soit enregistré et traité. De plus, le système garantit que rien ne soit perdu, car tout le matériel transféré est toujours disponible dans le tableau de bord.
Exemple d'un cas pratique :
Imaginez que vous êtes l'administrateur d'une copropriété. Un copropriétaire vous envoie un e-mail avec une photo d'un problème structurel et un autre message sur WhatsApp concernant un point à discuter. Vous transférez les deux messages à votre adresse du secrétaire virtuel. En quelques instants, toutes les informations sont organisées et prêtes pour la réunion, sans risque d'oublier des sujets importants.